Lo que necesita saber sobre la Forma W-4

por | Abr 17, 2019 | Blog | 0 Comentarios

El Certificado de Asignación de Retención de Empleados (Employee Withholding Allowance Certificate), llamado Forma W-4, le establece a las compañías cuánto dinero deben restar de los cheques de pago de sus empleados y luego enviarlos al IRS. Le explicaremos cómo funciona este proceso para que su equipo de trabajo pueda entender y tomar decisiones más acertadas sobre sus finanzas personales.

1. ¿Qué es la forma W-4?

Junto con la forma I-9, la W-4 es uno de los primeros papeles que sus nuevos empleados deberán completar. Básicamente, el documento en sí es un híbrido entre una forma y una hoja de trabajo. La sección de la hoja de trabajo ayuda a las personas a determinar su retención de impuestos.

Cada vez que usted deba correr la nómina de su equipo de trabajo, deberá enviar una parte porción del cheque de pago directamente al gobierno federal (este es el impuestos de retención). Este pago se acredita a la factura del impuesto a la renta de los empleados para el año, si esto se hace correctamente la forma W-4 ayuda a reducir la cantidad de impuesto que las personas deben pagar en su declaración de impuestos.

2. ¿Cuándo se debe llenar la forma W-4?

Los nuevos empleados deben llenar una forma W-4 antes de comenzar a trabajar, y esta debe ser actualizada cada vez que haya un cambio importante en el estado civil de la persona o en la cantidad de dependientes que tenga.

Cuando un empleado se case, o tenga un bebé es altamente recomendado que esta persona actualice su forma W-4. Sin embargo, esto es responsabilidad de cada empleado, y por más que usted desee ayudar a su equipo de trabajo, los detalles de esta forma son personales.

3. ¿Cómo puedo ayudar a mis empleados a llenar esta forma?

Lo más importante es explicarle a los empleados que esto no tiene porqué ser intimidante, la realidad es que ellos ya son expertos en la forma W-4, ya que son los que conocen su propia situación personal.

Algunas preguntas que tendrán que responder son las siguientes:

  • Nombre completo y Dirección
  • Número de Seguro Social
  • Estado Civil
  • ¿Va a reclamar algún dependiente?
  • ¿Alguien más lo reclamará a usted como dependiente?
  • Salario
  • ¿Está declarando cómo cabeza de familia?

Hoja de cálculo de asignaciones personales

Las retenciones son básicamente una exención que las personas pueden reclamar, que luego influye en cuánto les gustaría rque sea retenido de sus cheques de pago. Las personas obtienen un cierto número de asignaciones basadas en cosas como su estado civil, su situación conyugal y una variedad de otros factores. En esencia, cuanto más alto es el número de asignación, menos dinero se saca del cheque de pago de alguien.

Conseguir ese equilibrio perfecto es crucial. Se desea asegurarse que su equipo no esté cargado con una enorme factura de impuestos cuando llegue el 15 de abril,en el caso contrario, un enorme reembolso. Un reembolso que es demasiado grande puede no ser sabio financieramente, mientras que la situación opuesta puede llevar a multas e intereses no deseados.

Le recomendamos utilizar la calculadora del IRS para retenciones, y así conocer exactamente cuál será la rtención d eimpuestos correcta: Calculadora de Retención

 4. El equipo de trabajo ya completó o actualizó sus W-4, ¿Ahora qué?

Luego de que finalmente hayan completado sus formas W-4, deberán firmalas, colocarles fecha y hacertelas llegar, luego la responsabilidad del empleador es guardarlas en un lugar seguro.

Si utilizas algun software de nómina que maneje las formas W-4 por ti, probablemente ya poseas una copia de las mismas, sin embargo, es buena idea mantener también la versión en físico. El IRS requiere que los negocios mantengas las formas de los empleados por, al menos, 4 años.

Si necesita ayuda con sus necesidades de nómina, puede contactarnos y con gusto nuestro equipo de trabajo podrá asistirle.

Con información de Gusto (Inglés): https://gusto.com/framework/payroll/your-4-biggest-w4-questions-answered/ 

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